利用信息技术 打造电子关系
--常年法律顾问服务模式的创新与探索
作者:姜晓亮 (江苏苏州广浩律师事务所)       本站发布时间:2003-10-20 13:31:42

    以互联网为主流的现代信息技术可为法律服务提供巨大的信息资源和便利的通讯交流。律师通过互连网的电子邮件与现有的或潜在的客户联系,提供法律咨询;为当事人起草,修改,审查商务文件和法律文书。顾问单位可通过律所的网站获取其需要的法律信息,查询法律法规,司法解释,行政规章等信息;通过网络会面(net-meeting)与法律顾问开展疑难案件的探讨,等等。
    律师作为常年法律顾问的职责是以顾问单位的合理需求为中心,努力提高服务质量和客户满意度,从而与顾问单位建立和保持一种长期、良好的合作关系。电子商务的兴起,为律师的法律服务提供了一个新的媒介。作为一个主要从事公司法律事务的律师,笔者于3年前创建了《企业与法》网站( www.com-law.net ),向顾问单位提供法律信息服务,如提供新颁布的涉及企业管理的法律法规,司法解释,行政规章,典型案例及合同范本等法律信息。对如何利用信息技术手段为常年法律顾问单位提供法律服务、打造与顾问单位的电子关系,可以说是经验和教训掺半,现抛砖引玉,以求教于同仁。

    1.电子法律顾问关系的特点
    即时性:在法律网站上刊登针对特定顾问单位的新近颁布的法律法规,判例和调研等信息,使顾问单位的相关管理人员可即时地了解与企业管理相关的法律信息。例如笔者的常年法律顾问单位就经常从《企业与法》网站上下载了新颁布的法律法规,供管理人员在工作中参考。
    互动性:通过法律网站与顾问单位网站的链接,完善了事务所与客户的联系,使双方能即时了解对方的信息。《企业与法》网站就与律所的一些法律顾问单位作友情连接,从而使法律顾问能及时了解顾问单位的有关情况。同时,法律顾问通过网站收集客户对法律服务的反馈信息,改善服务质量,满足客户的需要。
    针对性:法律顾问首先是利用电脑软件构建客户管理系统,设立客户信息库。通过客户调查、访谈了解、索取资料等途径积累客户信息和资料,包括客户基本情况、客户对外业务涉及法律关系、生产经营中常见法律问题等内容。通过收集和分析顾问单位的经营信息,准确了解他们的需求,改善与顾问单位有关的法律服务流程,从而及时地提供个性化的法律服务。
    移动性:通过网上的虚拟主机,建立法律顾问的网上办公系统。例如,将与法律顾问工作有关的业务文档,信息资源,法律法规,工作日志,业务记录,业务流程等系统,上传到自己的虚拟主机中,并即时地更新和完善。从而使得法律顾问可在顾问单位的电脑、中国甚至世界各地的任何一台电脑上进入自己的网上办公系统。笔者在出国的时候,就通过自己虚拟主机上的电子邮局,在美国收发顾问单位的相关邮件,解答咨询。

    2. 电子法律服务的项目
    2.1 新法速递
    利用电子函的群发功能,将新颁布的与顾问单位有关的法律法规,即时发送到顾问单位管理人员的信箱中,以使顾问单位能及时了解经济法律法规的变化。
    2.2 信息发布
    顾问律师通过法律网站,电子邮件或利用电脑中的传真群发软件,以及中国移动的企信通短信群发服务,发布与顾问单位有关的专业法律信息,如合同文本,司法判例,疑案探讨,对有争议的疑难法律问题的研究资料等。顾问单位如需了解企业管理中的有关法律问题,可通过办公桌上的电脑即时检索。网上信息发布成本低廉,而给客户的信息量却极为丰富,具有新颖性;同时,由于法律顾问网站的一站式服务,避免了顾问单位花费时间和精力去收寻其需要的法律信息。
    2.3 咨询洽谈
    可借助网络会见软件(net-meeting)来了解顾问单位的案件情况和交流信息、洽谈商务法律事务。网上的咨询和洽谈能即时迅速,超越人们面对面洽谈的限制、提供多种方便的异地交谈形式。法律顾问先通过电子邮件收取顾问单位需要修改的合同,在修改后通过net-meeting 或电话与顾问单位磋商修改意见,以预防不必要的经济纠纷。
    2.4 资信调查
    商务活动,首先要了解对方企业的资信情况,如注册资金,实数资本,纳税情况,经营能力,企业资产和负债,企业信誉等等。法律顾问可以通过网络并与相关的单位或外地律师协作,收集与顾问单位交易客户的资信,供顾问单位交易决策时参考。例如笔者的顾问单位与通海高科一大股东商务往来时,笔者就了解该股东的一些媒体未公开的商务信息,为顾问单位与其进行商务交往时参考。
    2.5 服务传递
    即通过网站直接为顾问单位服务。例如,根据国家对无线电频率和码号资源调整的规定,移动通信公司于2001年12月31日退出全部模拟网频率,到2002年底停止模拟网络运行。在顾问单位移动公司正在为模拟网用户办理模拟转网手续时,一些模拟网用户来函咨询,认为移动公司的行为不合法。笔者在《企业与法》网站针对手机用户提出的涉及法律方面的相关问题,专门撰写了《有关模拟网停运所涉及的法律问题》一文[网址: http://www.com-law.net/zixun/moniwang.htm  ] 作了解释工作。其中有一位网民发电子函对停止模拟网营运表示可以理解,并放弃了向法院起诉的准备。国内有数家中国移动公司的网站都转载了该文。
    2.6 客户反馈
    通过网络来收集当事人对法律顾问服务的意见和建议,从而使法律顾问能及时地改进服务。及时调整法律服务的服务方针和策略,制定下一步的工作计划。例如,笔者的顾问单位与欧洲一家跨国投资公司合作办一个项目,合作双方要求了解所有与该项目有关的法律法规的规定,笔者即根据客户的要求,在企业与法网站上充实了相关法律信息,供合作双方查考。
    2.7 律师合作
    从是否提供专业的法律服务的角度来分,可将律师分为综合性律师和专业性律师。由于越来越多的当事人要求律师提供专业化的法律服务,使得一些律师成为专业性律师,仅仅提供某一领域的法律服务。因此,各专业性律师必须通过合作才能更好地完成顾问单位委托的事项。同时,各地的律师也应通过合作,才能提高办事效率,互利互惠。例如,笔者的顾问单位在广东做一笔生意时,收到广东客户给的武汉某公司的一张承兑汇票,该顾问单位马上通过手机要求律师了解武汉公司的资信情况,笔者即通过《中华律网》[网址: www.attorney.net.cn  ] 上的武汉律师征询,了解到该武汉公司商业信誉较好,并将这一信息即时告之了顾问单位,使得交易得以顺利进行。
    2.8 法律研究
    通过互联网与各地甚至国外律师交流法律服务信息,提高法律顾问的服务质量。同时,还与大专院校的法律院系的老师,公检法等部门建立联系,获取新的法律资料,特别是获得执法部门的学者型的工作人员对疑难案件的研究和探讨的新观点,并在为顾问单位经营管理人员培训时将这些新知识、新观点传授给他们,并使顾问律师的自身素质也得以提高。

    3.网上顾问单位服务系统
    笔者在美国交流访问期间,收集了一些美国律师利用信息技术为客户提供法律服务的资料。 计划逐步完善网上办公系统,在中国移动开通的无线上网业务,使得笔记本电脑既可通过电话或局域网上网,又可在国内任何一地无线上网,真正实现了移动办公。通过联络功能,配之以为顾问单位提供个性化网页自动组合功能的企业与法网站和律师的网上办公主机,及电话、电子邮件、传真、短信等与客户互动工具,对顾问单位商务活动的管理追踪,进行个性化的法律服务分析。由于是放在网络上的虚拟办公系统,可以在外出时通过笔记本电脑上网远程访问系统;或在家中以及顾问单位的办公室里用电脑查看信息、起草法律文书、处理待办法律事项,实现了无地域办公,提高效率。
    建立跨地域的高效法律服务网络具体有:档案管理:顾问单位的基本信息、服务记录、服务收费或免费记录、合同文档等;单位投诉:在线或电话投诉,处理记录,授权单位在线查询处理结果等;法律培训:在线培训查询、预约、通知、文档下载、培训记录等;客户回访:通过电话和在线调查表收集记录客户的反馈信息;咨询服务:在线提问,在线回答,可在线浏览问答内容;资料服务:可将相关法律信息等各种文件放入网络文件柜中让客户随时下载或在线浏览。邮件通讯:通过邮件、手机短信、公告栏方式发布信息,并得到反馈;等等。


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